NGO-CAJUFAC-GUINEA BISSAU

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CONSTITUTION AND BYLAWS OF CAJUFAC

CAJUFAC CONSTITUTION

ARTICLE I NAME:The name of this organization shall be known and called CAJUFAC, with its headquarters in Guinea Bissau, West Africa. ARTICLE .II GOALS AND OBJECTIVES The objectives of Cajufac are as follows:a To give assistant to all orphans and disable childrenb. To promote the welfare of orphans c. To enhance orphans education and organize workshops to all so that sideline of orphans are cut in this countryd. To help in the area of natural disasters and other relatives activities in our country The objectives of Cajufac is to promote orphanage and training workshops to all so that their future can be secured in this regions through educational program directed towards parents, youths and the general public, and to develop their futures in communities, families etc. This organization is organized exclusively for the charity and educational welfare to displace children CLASSIFICATION OF MEMBERSHIP: a. Foundation of membership b. Active membership. c. Individual and collective membership The annual dues, if any, are to be decided upon by CAJUFAC executive board at their first official meeting of the year.

This organization shall not seize to direct the administrative activities of the organization or to control its policies.

No part of the net earnings of the organization shall be incurred by beneficiaries, or be distributable to, its members, officer, or other private persons except that the organization shall be authorized and empowered to pay reasonable compensation for services rendered.

No substantial part of the activities of the organization shall be the carrying on of propaganda or otherwise attempting to influence legislation, and the organization shall not participate in or intervene (including the publication or distribution of statements) in any political campaign on behalf of any candidate for public office.Upon any dissolution of the organization, the board of directors shall, after paying or making provisions for the payment of all the liabilities of the organization, dispose of all the assets of the organized and operate exclusively for charitable, educational purposes as the Board of directors shall determine.The organization exists as an unincorporated organization of its members. Its bylaws comprises of Articles of Organization’ as from time to time may be amended and reviewed.

The executive offices of this organization shall be President, Vice President, Secretary, and Treasurer.Nomination of officers shall be made by a nominating committee comprising of five members, one executive officer not seeking re-elections who shall be the chairperson, and four from the membership at large who are not seeking election, all of whom are appointed by the executive board.The nominated committee shall place in nomination one name for each office and present this slate via publication issued to the entire general membership at least 4 weeks prior to the spring election meeting. Additional nomination may be made from the floor with consent of the individual being nominated.Officers shall be elected by the membership at the last quarter dry season meeting. The incoming officers may begin such functions as are necessary to plan the upcoming year, but the outgoing officers shall remain responsible for the continuation of the current year at which time all business must be turned over to the new officers. Voting shall be determined from a simple of majority by balloting except when there are but one candidate for each office. Then the election may be by voice vote. Candidates will be limited to those previously slated. No officer shall serve more than three consecutive terms in the same office..

An applicant for membership:Make application in writing upon a form prepared for that purpose.Sign an application for, which shall contain an agreement to abide by the constitution and bylaws of Cajufac Submit the current yearly dues with the application.

B: Procedimentos:The application form shall be submitted to the Council of Membership which shall make such investigation of the applicant as it deems necessary. The Council on Membership shall submit its recommendations to the Board of Governors for final action. If the preliminary investigation is favorable, the applicant’s name shall be published in the Society’s publication.Notification of favorable action by the Board of Governors shall be made in due form to the candidate by the organization and a copy sent to the Editor for publication.

Rejected applications. Applicants rejected shall not be considered again prior to one (1) year from the date of rejection.

PRIVILEGES OF MEMBERSHIP Active Members shall have the right to: Vote Hold Office, Attend sessions of Cajufac meetings. Serve on committees and councils Receive the official publication and other mailing.

Section.4: DELINQUENT MEMBERS

Any member who has not paid dues by January 1 shall be considered delinquent.A delinquent member who pays the current dues by March 31 shall have all privileges of membership restored without penalty.A delinquent member shall be automatically stripped from membership if the current dues are not paid by March 31. Notification of this action shall be sent by letter after March 31. Section 5: REINSTATEMENTA member who has been dropped of non-payment of dues may be reinstated during the balance of the calendar year in which he/she has defaulted upon payment of the penalties and reinstatement fees determined by the Board of Governors.A member who has defaulted for more than one calendar year must apply for membership in accordance and shall be liable for the payment of any penalties and reinstatement fees determined by the Board of Governors.

ARTICLE VI – DUTIES OF OFFICERS

Section .1. The President shall:Presides at general and annual meeting of the CAJUFAC.Serves as an exercising member of all committees.Co-ordinate the work of the officers and committees of CAJUFAC in order that the objectives may be promoted.Input from all interested CAJUFAC members with set agenda.Publish agenda for five (days) prior to meeting and make available to the organization committees and members.Appoints committee chairpersons with the approval of the Board of government and including a nominating committee.Perform such other duties as may be provided for by these Bye-Laws.

Section.2. The Vice - President shall:Act as aide to the President;Attends all CAJUFAC meetings unless he / she is out of station.Perform the duties of the President on absence or inability to serve.Shall serves as an exercising member of all committeesPerform such other duties as may be provided for by the Bye –Law.

Section.3. The secretary shall:Attend meetings and record the minutes of all general and annual meetings of this Organization.Publish a summary of the previous minutes within (5) days or sooner.Prepare a summary of all unfinished business for the use of the President and Board of government.Be prepared to read the records of any previous meetings.Have a current copy of the Bye – Law.Keep a calendar of CAJUFAC.Maintain a membership list.Perform such other duties as may be provided for these Bye-Laws. Section. 4. The Treasurer shall:Have custody of the fund of CAJUFAC.Attend CAJUFAC ´s meetings and give financial reports of previous meetings.Maintain a full account of funds of the local CAJUFAC.Make every disbursement as authorized by the President, Executive Board of Cajufac in accordance with the budget. Sign cheques in accordance to fiscal policy guidelines Keep a full and accurate account of the receipts and disbursements in the book belonging to cajufac and reconciliation monthly?Present an annual report of the financial condition of the Organization, andPerform such other duties as may be provided by these By-Laws.

ARTICLE VII – DUTIES OF EXECUTIVE BOARDSection 1. The Executive Board shall consist of the President, secretary, treasurer, Membership Chair, Fundraising Chair, Finance Chair, Parent Involvement Chair, and two member’s representatives. The member representatives will serve no more than two years and shall be selected by the workers

Section 2: The Executive Board shall have general charge and control of affairs, funds, and properties of Cajufac and shall maintain records of such in a central location including, but not limited to, prior budgets, check registers, governmental forms, committee reports, and correspondence.

Sections 3: The Executive Board shall hold at least three (3) sessions during the year as scheduled by the President. The President or a majority of the Executive Committee may call special meetings

.Sections 4: The Executive Board shall interpret the bylaws, policies, and standing rules of Cajufac.

Section.5: A simple majority of the Executive Board shall constitute a quorum.

Section 6: The Executive Board shall present business reports at general Cajufac Meetings.

Section7: the President, as Chair, shall maintain the right to table discussions or voting, at his/her discretion, for such reasons as new agenda items, time constraints, or items that require more information.

ARTICLE .VIII - COMMITTEEES

Section .1: Members of Cajufac shall be eligible to serve in any elective or appointive positions.

Section 2: Cajufac may create such standing and special committees as it may deem necessary to promote the objectives of this local Cajufac and carry on the work of Cajufac.

ARTICLE.IX - FISCAL POLICY FISCAL POLICY

Section 1: The Treasurer’s accounts shall be examined annually by the finance committee not later than June 15. When the auditing committee is satisfied that the Treasurers’ final report is in order, they shall sign a statement of fact at the end of the report

Section 2: The Executive Committee will establish an annual working budget that reflects expected revenues/expenditures of Cajufac. The President will preside; the budget will be presented for approval not later than the second Cajufac annual meeting.

Section 3: The budget must include a minimum of $1,000.00 designated for the following year of Cajufac.

Section 4: The Treasurer shall complete other duties that may deemed necessary by the Executive Board including, but not limited to filling all necessary forms with the appropriate governmental authorities.

Section 5: The Treasurer shall log all Cajufac gifts to the board as a part of the Treasurers records to be kept in a central location.

Section 6: The President or Vice President in the Presidents absence may approve unbudgeted expenditures up to $200.00

Section 7: The Executive Board must approve all single expenditures from $201.00 and $500.00 prior to commitment of expenditure.

Section 8: Cajufac general membership must approve all single expenditures over $300.00 prior to commitment of expenditure.

ARTICLE .X - GENERAL MEETINGS

Section .1: General meetings shall be defined as any gathering of the general membership including, but not limited to Business meetings and presentations.

Section 2: there shall be a minimum of four (4) General Meetings of the organization each year scheduled prior to the beginning of the quarter of the year. Four weeks prior dry season’s meeting of the year shall be the time at which the nominating committee is formed. The last meeting of the year shall be the meeting at which the new officers are elected. The executive committee upon five days notice may call special meetings.

Section 3: The President, as chair person, shall maintain the right to table discussions or voting, as his/her discretion, for such reasons as new agenda items, time constraints, or items that require more information.

Section 4: Voting shall be determined by a simple majority of the members present.

ARTICLE XI - AMENDMENTS

Section 1: The By-Laws may be amended at any regular general membership meeting of Cajufac by a two third vote of those members present and voting, provided that notice of the proposed amendments has been provided to the membership two weeks prior to the meeting.

Section 2: a committee may be appointed by a majority vote at a general membership meeting of Cajufac to submit a revised set of the By-Laws as a substitute for the existing By-Laws.

Section .3: All amendments must be approved by a majority vote of registered members present at the meeting. A quorum must be present to approve or deny any By-Law amendment.

APPROVED BYTHE PRESIDENT CAJUFAC Guine - Bissau

CONSTITUTION ET REGLEMENTS DE CAJUFAC

CONSTITUTION ET REGLEMENTS DE CAJUFAC

ARTILCE 1 NOM: Le nom de cette organisation sera connu et appelé CAJUFAC, son siège est en Guinée Bissau en Afrique de l’Ouest

ARTICLE 2: BUT ET OBECTIVES Section.1 : Les objectives de CAJUFAC sont les suivant : a.Donner de l’assistance a tous les enfants handicapes et les enfants orphelins b.Promouvoir le bien être social des orphelins. c.ppuyer l’éducation des enfants orphelins en organisant des séminaires pour parer a l’isolement des enfants orphelins dans le pays. d.Apporter de l’aide et assistance à la population touchée par les désastres naturelles et aux activités relatives a ceci dans le pays.

Section 2 CAJUFAC a pour but de promouvoir les enfants orphelins et mettre en place séminaires de formation pour sécuriser leur future dans les régions a travers des programme d’éducation diriges vers les parents, la jeunesse et le public. Elle a aussi pour but de développer le future des enfants handicape et orphelins dans les communautés et familles ou ils vivent.

Section 3 CAJUFAC est exclusivement organisée pour la charité et le bien être éducatif des enfants déplacés

ARTICLE III ADHESION ET COTISATIONS Section 1 CLASSIFICATION DE L’ADERATION a.Fondation de l’adhésion b.Adhésion active c.Individuelle et collective adhésion

Section. 5 Les cotisations annuelles : elles sont décidées par le corps exécutif de CAJUFAC à leur première assemblée officielle de l’année. .

ARTICLE IV - PROCEDURES Section .1 : Cette organisation ne cessera de diriger ses activités administrative ou Controller ses polices.

Section.2: Aucune partie des entrées d’argent de l’organisation ne sera distribuable a ses membres, officiers ou autre raison personnelle sauf pour le salaire sous forme de compassassions raisonnable pou les services rendus

Section.3: Aucune partie substantielle des activités de l’organisation ne se fera avec des propagandes ou bien des tentations d’influencer sa législation. CAJUFAC ne participera pas ni n’interviendra dans quelconque campagne politique au nom de quelconque candidat qu’il soit pour un poste politique.

Section.4 : En cas de dissolution de l’organisation, le comité directeur disposera de tous les acquis, biens et opérera exclusivement pour des propos de charité et d’éducation comme le Comite Directeur l’aura déterminé après avoir paye ou bien fait des provisions de payement pour toutes les labilités de l’organisation

Section.5: L’organisation existe come une coopération de ses membres. Ses règlements sont compose d’articles qui peuvent être amendé et revue de temps en temps

ARTICLES V – OFFICIERS ET LEUR ELECTION Section.1: Les bureaux exécutifs de l’organisation seront celui du Président, du Vice Président, du Secrétaire and Trésorier

Section.2: La nomination des responsables sera faite par un comité compose de cinq membres inclus un Officier Exécutif n’aspirant pas a une réélection qui siégera comme le Chairman. Les autres quatre membres ne se présenteront pas à une élection. Le comité de nomination choisira un nom pour chaque poste et publiera dans un délai de quatre semaines environ la liste des élus avant la future assemblée générale. Toute nomination additionnelle peut être faite avec le consentement de la personne nommée.

Section.3: Les Officiels seront élus par les membres de L’organisation au dernier quart de la saison d’assemblée. Les Officiels rentrant pourront commencer leur fonction comme il est nécessaire de planifier l’année prochaine, mais les Officiels sortants resteront responsables pour la conduite des affaires courantes de l’année en cours jusqu’au temps des passations de services aux nouveaux.

Section ii DEMANDE D’ADHESION Formulaire de la demande et contenu. Ceux qui désirent être membre de CAJUFAC doivent soumettre une demande d’adhésion écrite sur un formulaire déjà préparé pour ce propos. Cette dite demande contenant l’accord de respecter scrupuleusement la constitution et le règlement intérieur de CAJUFAC doit être signée par l’adhérant. L’adhérant(e) doit soumettre la cotisation annuelle en vigueur avec sa demande.

PROCEDURES Le formulaire de la demande doit être soumis au Conseil d’Adhésion qui fera ses enquêtes a propos du demandeur s’il le juge nécessaire. Le conseil d’adhésion soumettra ses recommandations au Conseil des Gouverneurs pour les décisions finales. Si l’enquête préliminaire est favorable, le nom de du demandeur d’adhésion sera publie dans la publication de l’Organisation. La notification d’une action favorable par le Conseil des Gouverneurs sera faite en bonne et due forme aux candidats par l’Organisation et une copie sera envoyée à l’éditeur pour publication. Les demandes rejetées : Les demandes rejetées ne seront considérées qu’après un an de la date de rejection. .

Section.3: PRIVILEGES DES MEMBRES Les Membres Actifs auront le droit: a.De voter. b.De prendre fonction. c.De participer aux sessions des assemblées de CAJUFAC. d.De servir dans les Comités et Conseils. e.De recevoir la publication officielle et autre courrier. Section.4: LES MEMBRES DELINQUANTS a.Tout membre qui n’aurait pas paye ses cotisations jusqu’au 1r Janvier sera considere comme delinquant. b.Un membre délinquant qui paye ses cotisations le 31 Mars aura les privilèges de membre et sera restauré sans pénalité c.Le membre délinquant qui ne paye pas ses cotisations dues au 31 Mars sera rayé de la liste des membres automatiquement. La notification de son expulsion lui sera envoyée par courrier après le 31 Mars. Section 5:

REHABILITATION Un membre qui a été renvoyé pour non payement de ses cotisations et devoirs a l’égard de l’organisation peut être repêché Durant le reste de l’année dans lequel il/elle a été pénalisé. Le charges de repêchage seront déterminés par le Comité Directeur des Gouverneurs. Un membre qui a été en faute de payement de ses dues pour une période d’une année doit se réinscrire en accordance et sera oblige d’être a jour pour ses cotisations et dues et n’importe quelle contravention de pénalités pour sa réhabilitation déterminée par le Comité Directeur des Gouverneurs.

ARTICLE VI –DEVOIRS DES OFFICIERS Section .1. Le Président devra: a.Présider aux assemblées Générales et les réunions Annuelles de CAJUFAC. b.Servir comme un membre exerçant de tous les comités. c.Coordonner les travaux des Officielles et comités de CAJUFAC pour les objectives soient promues. d.Contribuer de tout intérêt des membres de CAJUFAC avec un agenda mis en place publié cinq jours avant une réunion et le mettre a la disposition au Comité d’Organisation et ses membres. e.Devra appointer les Dirigeants des Comités avec le consentement du Comité Directeur des Gouverneurs en incluant un Comité de Nomination. f.Performer de tels autres devoirs comme pourvus par ces règlements.

Section.2. The Vice – Président : a.Agir comme aide au Président b.Assister a toute les reunions de CAJUFAC a moins d’absence justifiée. c.Performer les devoirs du Président en son absence ou inhabilites de server. d.Devra server comme un membre exerçant de tous les Comités. e.Performer leurs devoirs comme prévu par les règlements.

Section.3. Le Secrétaire devra: a.Assister à toutes les réunions et enregistrer les minutes de toute les assemblées générales de l’organisation. b.Il doit publier un sommaire des dernières minutes dans cinq jours ou plutôt c.Préparer un sommaire de toutes incomplètes affaires pour les besoins du Président et Comité de Gouverneurs. d.Etre préparé à lire les rapports de toutes les dernières réunions. e.Avoir une copie courante des règlements. f.Garder un calendrier de CAJUFAC. g.Maintenir la liste des membres. h.Performer autre devoir comme pourvus par les règlements.

Section. 4. Le Trésorier devra: a.Garder les fonds de CAJUFAC. b.Assister aux réunions de CAJUFAC et donner les rapports financiers des dernières réunions. c.Maintenir un compte complet des fonds du local CAJUFAC. d.Faire tous les déboursements autorisés par le Président, Exécutif Comité de CAJUFAC en accordance avec le budget. e.Signer les chèques en accordance au garde fous et les politiques fiscales. f.Garder un complet et juste compte des reçues et déboursements dans le livre de CAJUFAC et la réconciliation mensuelle. g.Présenter un rapport annuel de la condition Financial de l’Organisation. h.Performer autre devoirs pourvus par les règlements. .

ARTICLE VII – DEVOIRS DU COMITEE EXCUTIF Section 1. Le Comité Exécutif devra être constitué du Président, Secrétaire, Tresorier, Représentant des membres, Représentant des rallies de fonds, Représentant des finances, Représentant des parents engagées et deux membres représentatifs. Les Membres représentatifs serviront pas plus de deux ans et devront être sélectés par les travailleurs.

Section 2: Le Comité Exécutif devra avoir la charge générale et le contrôle des affaires de fonds et propriétés de Cajufac. Il devra également maintenir les enregistrements de telles choses dans une location central inclus, mais no limité, avant les budgets, vérifier les registrer, les formes gouvernementales, les comités de rapport et correspondance.

Sections 3: Le Comité exécutif devra tenir au moins trois(3) durant l’année comme planifiée par le Président. Le Président ou la Majorité du Comité exécutif peut appeler des réunions spéciales.

Sections 4:Le Comité Exécutif devra interpréter les règlements, les politiques et les lois de Cajufac. .

Section.5: Une simple majorité du Comité Exécutif constituera un quorum Section 6: Le Comité Exécutif présentera les rapports d’affaires aux assemblées générales de Cajufac. Section7: Le Président, siégeant, devra maintenir le droit d’ajuster les discussions ou votes a son/sa discrétion, pour des raisons comme un nouveau programme contraintes du temps ou choses qui demandant plus d’informations

ARTICLE .VIII – LES COMITTES Section .1: Les membres de Cajufac seront éligibles à servir dans n’importe quel élective ou appointé poste. Section 2: CAJUFAC pourra créer de tels spéciaux comités s’il le juge nécessaire pour promouvoir ses objectives de ce locale cajufac pour continuer le travail. Le Trésorier Section 1:Les comptes du Tresorier doivent être annuellement examinés ou contrôlé par le comité de finance pas plus le 15 Juin. Quand le comité d’audite est satisfait que le rapport finale du Tresorier est en ordre, il signera alors un procès verbal de faits à la fin du rapport.

Section 2: Le comité Exécutif établira un budget annuel qui reflétera les revenues espérées et les dépenses de Cajufac. Le Président présidera : le budget sera soumis pour être approuvé pas plus tard qu’a la deuxième réunion annuelle de Cajufac.

Section 3: Le budget doit inclure un minimum de $ 1,000.00 désigné pour l’année suivante de Cajufac.

Section 4: Le Trésorier complétera d’autres devoirs qui seront jugés nécessaires par le Comité Exécutif inclus mais non limité de remplir toute les formes nécessaires avec les autorités gouvernementaux appropriés.

Section 5: Le Tresorier fera rentrer tous les dons de Cajufac au Comite comme part des rapports du Tresorier pour être garder dans une localité centrale.

Section 6: Le Président ou bien Vice président a l’absence du Président, peut approuver des dépenses non budgétées jusqu'à $ 200.00.

Section 7: Le Comité Exécutif doit approuver toute les dépenses uniques de $ 201.00 à $ 500.00 avant de commettre les dépenses.

Section 8: Le membre général de Cajufac doit approuver toute les dépenses unique plus de $ 300.00 avant de commettre les dépenses. . ARTICLE. X - ASSEMBLEES GENERALES Section .1: Les assemblées générales doivent être définies comme une participation de tous les membres mais non limitées a des assemblées d’affaires et de représentation.

Section 2: Chaque année Il doit y avoir un minimum de quatre (4) assemblées générales avant le commencement du quart de l’année. Le comité de nomination doit être formé. Quatre semaines avant la réunion de la saison sèche de l’année en cours. La dernière réunion .de l’année sera celle des nouveaux responsables élus. Le comité exécutif peut appeler des réunions spéciales sur convocation cinq jours avant.

Section 3: Le président en temps que siégeant, doit maintenir le droit de contrôler les disputes ou les votes par sa discrétion pour des raisons de ce genre comme des nouveautés, contraintes ou autre choses requérant plus d’informations..

Section 4: Voter doit être déterminé par une simple majorité des membres présents

ARTICLE XI - AMENDMENTS Section 1: Les règlements peuvent être amendes durant n’importe quel assemblée générale des membres de CAJUFAC par un deux tiers de vote des membres votant présent pourvue que cette note des amendement propose a été pouvue deux semaines avant l’assemblée

Section 2: Une comite peut etre appointe par un vote de majorité a l’assemblée générale des membres de CAJUFAC pour soumettre un règlement révise come un substitue pour celui en cours.

Section .3: Tous les amendements doivent être approuves par une vote de majorité des membres inscrits présents a l’assemblée. Un quorum doit être présent pour approuver ou bien renier tout amendement du règlement.

APPROUVE PAR LE PRESIDENT DE CAJUFAC GUINE -BISSAU